Compte rendu du CA N°1 du 20 janvier 2019

Le CA N°1 s’est tenu en salle 7 de la Maison des Associations le 18 janvier 2019 de 18H30 à 20H

Absents : Eric PUGET, Christian JANVIER (Directeur du golf, membre de droit), Christine SERVONNAT (propriétaire du golf, membre de droit), LISCH Romain (pro, membre de droit), Olivier CARIOU (greenkeeper, membre invité)

Le Conseil d’administration N°2 se tiendra le vendredi 15 février à 18H30 (flyer et calendrier comme principal ordre du jour)

Les membres élus et présents, réunis en conseil, procèdent à l’élection du président et des membres

M. Jean Michel CURTET préside le CA en vue de l’élection du Bureau Directeur. Sont élus :

Président : M. Fred HERZOG à l’unanimité moins une abstention et une voix contre.

Secrétaire général : M. GOBERT Bernard à l’unanimité moins une abstention.

Trésorier : M. VUILLERMET Roland : à l’unanimité moins une abstention.

Capitaine des jeux : M. PUGET Eric à l’unanimité.

Les autres responsabilités seront réparties pendant le conseil.

Sujet N°1 La commission communication (Vice-Présidente Josée BARONI + Président+ secrétaire +JD MONNERET+ JM CURTET+ M. S. JOST, etc.)

Pour le flyer (conception B. GOBERT) et le calendrier des compétitions (conception M. MURER) l’absence des propriétaires rend impossible toute finalisation.

Toutefois il est demandé au secrétaire, contre son avis, d’augmenter la surface des 4 sponsors et de respecter leur volonté quitte à ce que leur publicité soit illisible ou discordante.
M. MURER fait le lien entre les membres qui sont à la recherche des sponsors et proposera au secrétaire un calendrier provisoire qui sera intégré dans le flyer quelques jours avant la réunion du 15/02.
La Vice-Présidente chargée de la Communication J. BARONI et le Président se rendront au plus tôt à la mairie (RDV avec le Maire et avec l’adjoint chargé des sports) pour négocier les subventions (Si nous n’obtenons pas de subventions communales nous ne pouvons en espérer d’autres), l’utilisation des panneaux d’affichage pour les portes ouvertes du printemps et de l’automne, la Naussicaa…), envisager un article sur l’AS et ses propositions de formation dans le journal communal. On peut voir aussi avec la maison des associations quelles informations peuvent figurer dans leur agenda.

Le Président verra avec l’Hebdo du Haut-Jura si on peut intégrer un encart publicitaire et à quel prix (à partager avec le propriétaire ?) sur la Une vers la fins mars.

Il est important que la commission sous l’autorité de sa vice-présidente pendant l’année informe toute la presse des événements qui se déroulent sur le golf (compétitions, portes ouvertes). Il est aussi important que les compétions et autres activités soient l’objet de photos qui se retrouveront sur le blog, dans la presse, en affichage et surtout sur Facebook. S. JOST rappelle combien le groupe Sanclaudien y est important (4000 personnes) Il se chargera de faire passer l’information.

Il est capital de séduire école et collège privé pour conduire leurs élèves à la pratique du golf. Peut-être faudrait-il dans un premier temps inviter l’équipe dirigeante et les professeurs d’EPS ? Quelle stratégie ?
La Vice-Présidente constituera une stratégie et une équipe pour envoyer et distribuer les flyers sur le secteur… sans oublier les espaces sportifs.

Le principal vecteur de recrutement reste  toutefois les membres et le bouche à oreille. C’est eux qu’il faut convaincre.
Le samedi 30 mars D. MONNERET réunit des membres de la jeune chambre économique et aura besoin de quelques bras pour l’aider à l’initiation.

Sujet N°2 La commission financière (R. VUILLERMET, trésorier, + Président+ Secrétaire, S. JOST, F. GOBERT, A. BROISSIAT, JM CURTET, etc.)

M. VUILLERMET Roland est élu trésorier. Il pourra s’appuyer sur :

Mme F. GOBERT qui gèrera les licences (et les certificats médicaux)

M. S. JOST qui gèrera les versements liés aux formations AS (formation adulte et école) en relation avec le pro.

M. B. GOBERT qui, comme réviseur et vérificateur aux comptes, gèrera la ventilation et la mise en conformité du compte de résultat et du budget prévisionnel. Il aura donc accès aux comptes CA de l’AS sur internet.

Le Président et le Trésorier passeront d’urgence au Crédit Agricole pour assurer le suivi (ne pas oublier une copie du CR de l’AG). Le Secrétaire s’assurera que les instances fédérales ont bien pris en comptes les modifications.

Pour la récupération des droits de jeu, le trésorier mettra en place un système simple et peu chronophage pour récupérer l’argent (responsable du jour, caisse ouverte, etc.)

Seul le trésorier (ou ses adjoints ? ) peut remettre l’argent à la banque. Ne jamais lui remettre un chèque ou du liquide sans préciser si possible sa ventilation (par exemple quand on fait un chèque licence de 70€, il est ventilé en 54 € (licence FFG) et 16 € (cotisation AS).

Pour toute dépense ayez l’accord du trésorier qui se base sur l’état des comptes et le budget prévisionnel voté à l’AG.

Le golf mettant à disposition de l’AS un local. Il s’agira de l’aménager pour qu’il puisse servir de lieu de réunion (15/20 personnes), d’espace de stockage et de formation (vidéoprojection)  C’est A. Broissiat qui avec JM Curtet en sera chargé.

Sujet N 3 La commission sportive Capitaine des jeux Eric PUGET + Président + secrétaire+ M. LANAUD+S. JOST+M. MURER…

La gestion des compétitions dans le but de récupérer les droits de jeu implique plusieurs étapes : La définition d’un calendrier et du type d’épreuves (voir sujet 1), l’information et la publicité (s’inscrire et prendre les inscriptions : affiche…) 10 jours avant la compétition, la saisie de la compétition (le vendredi soir sur 2H), la réception des droits de jeu et leur comptabilité (dimanche de compétition sur une bonne partie de la journée), la publication et l’envoi des résultats (dimanche après la compétition 1 à 2H). C’est très chronophage et il faudra donc établir un calendrier et faire appel aux membres disponibles.

Michel LANAUD aura la responsabilité informatique de l’AS (il assure déjà la gestion du tournoi interne AXA) et de la formation des membres à la gestion des compétitions. Avec B. GOBERT, il assurera la formation sur les 4/5 premières compétitions. Il faudra ensuite les relayer. Au moins 8 membres doivent être formés. Le tout exige beaucoup de rigueur mais reste finalement assez simple.
M.MURER incite tous les seniors à s’inscrire à l’AFC et propose de remettre en place une formation collective qui pourrait être soutenue par l’AS. Les dates des 5 compétitions figureront dans le calendrier.

Le CA confirme que l’AS continuera à soutenir les membres qui participeront au championnat du Jura du 29 septembre à Lons (prise en charge du green fee) On demandera à Lons de nous adresser une facture globale. Le montant peut être important. Opposition du seul secrétaire à cette démarche.

Les femmes du club envisagent de monter une équipe féminine et de se déplacer dans une des compétitions spécifiques. Cela encouragera peut-être les nouvelles arrivées à la compétition. L’AS pourra envisager dans un premier temps de soutenir un stage collectif ou mieux encore selon ses moyens. A elles de faire voter une somme dans le prochain budget prévisionnel.

Une formation ASBC devrait être mise en place par la Ligue en février/mars pour encadrer l’école et les initiations sous l’autorité du pro. C’est Sébastien PROST qui sera chargé de la coordination avec le pro (il recueillera l’argent des formations AS –adultes et école- et fera la liaison avec le trésorier). Il réfléchira aussi, comme responsable jeunes,  sur la manière d’accueillir les parents, la mise en compétition des jeunes et la mise en conformité du terrain (drapeaux, départs avancés…)

M. MURER contactera au plus tôt le Club du Haut-Bugey pour inclure notre Ryder Cup dans le calendrier.

J. M. CURTET, vice-Président chargé du parcours, est chargé de l’aménagement et de la mise en conformité du parcours en concertation avec le capitaine des jeux, le propriétaire et  le greenkeeper.

Dans toutes vos activités et échanges qui concernent l’AS veuillez toujours mettre en copie le Bureau Directeur.